Какие реестры и перечни по охране труда нужно вести компании

Перечни – самая незаметная часть пакета документов по охране труда. Инструкции написаны, журналы заведены, приказы подписаны, а перечня, на основании которого всё это существует, нет.

Инспектор ГИТ обычно начинает именно с него: перечень – это точка, где документы сходятся со штатным расписанием. По нему за пять минут видно, все ли профессии закрыты, для всех ли есть инструкции и кому что положено из средств защиты. Разбираем, какие списки должна вести компания, кто их утверждает и что изменилось к концу 2026 года.

Перечень, реестр и журнал – это разные вещи

В разговоре эти слова часто путают, а на проверке разница видна сразу.

• Перечень – список, который утверждает сам работодатель своим приказом: какие инструкции у нас есть, кого освобождаем от инструктажа, кому что положено из СИЗ.
• Реестр – внешняя база, куда сведения вносит не компания, а обучающая организация или ведомство. Главный для нас – реестр обученных лиц в системе Минтруда (ЕИСОТ).
• Журнал – фиксирует факты и даты: кого проинструктировали, что выдали, когда проверили знания.

Типичная ошибка – завести журнал и решить, что перечень уже не нужен. Журнал показывает, что действие было. Перечень отвечает на вопрос, почему оно должно было быть именно таким и именно для этих людей.

Перечень инструкций по охране труда

Базовый документ, с которого начинается вся папка. Инструкции разрабатываются под профессии и виды работ по приказу Минтруда № 772н, а их список утверждается приказом работодателя.

Что в нём должно быть видно:

• все профессии и должности из штатного расписания, для которых нужна инструкция;
• виды работ, у которых своя инструкция – работы на высоте, погрузочно-разгрузочные, работа с инструментом;
• номер и дата утверждения каждой инструкции;
• дата очередного пересмотра.

Отдельно про сроки, потому что здесь много путаницы. Прежние правила требовали пересматривать инструкции раз в пять лет, и эта цифра до сих пор кочует по шаблонам. Приказ № 772н жёсткого срока не устанавливает: он перечисляет основания для пересмотра – изменились условия труда, появилось новое оборудование, поменялись нормы, произошёл несчастный случай, поступило требование инспекции. Периодичность компания определяет сама и фиксирует её в положении о СУОТ.

И ещё одна честная оговорка: обязанность вести именно перечень инструкций приказ прямо не устанавливает. Но на проверке его запрашивают одним из первых, потому что без него невозможно быстро сопоставить пакет со штатным расписанием. Компании, у которых перечня нет, тратят на проверку в разы больше времени.

Сами инструкции – локальные акты, поэтому принимаются с учётом мотивированного мнения профсоюза, если он в компании есть (статья 372 Трудового кодекса).

Перечень освобождённых от первичного инструктажа

Постановление Правительства № 2464 разрешает не проводить первичный инструктаж на рабочем месте тем, чья работа связана только с офисной техникой. Но освобождение работает не само по себе: нужен утверждённый перечень профессий и должностей. Нет перечня – инструктаж должен проходить каждый.

Практический смысл перечня – не в экономии времени на инструктаже, а в том, что он фиксирует границу. Пока перечень не утверждён, любой пропущенный инструктаж выглядит как нарушение, а не как законное освобождение.

Перечень работ повышенной опасности

Нужен там, где есть работы, на которые оформляется наряд-допуск: на высоте, в замкнутых пространствах, огневые, электротехнические. Перечень определяет, какие именно работы в компании считаются работами повышенной опасности и кто имеет право выдавать наряд-допуск.

К нему обычно идут ещё два списка: работники, допущенные к таким работам, и ответственные за организацию и производство работ. Без них наряд-допуск подписывать некому.

Перечень нужен не только производству. Замена ламп со стремянки – это уже работа на высоте, мойка окон в офисе выше полутора метров – тоже. Компании, которые считают, что их это не касается, чаще всего просто не заглядывали в правила.

Нормы выдачи СИЗ и перечни вокруг них

Самая перестроенная за последние годы часть. С 1 января 2025 года отраслевые типовые нормы больше не применяются – действуют только единые типовые нормы по приказам Минтруда № 766н и № 767н.

Что утверждает работодатель:

• собственные нормы бесплатной выдачи СИЗ и смывающих средств – на основе единых норм, результатов СОУТ и оценки профрисков;
• перечень СИЗ, подлежащих испытаниям и проверке;
• перечень СИЗ, которые работник может не сдавать по окончании смены;
• приказ об ответственных за выдачу, учёт и хранение.

Личные карточки учёта выдачи ведутся на каждого работника. Приказ № 766н допускает электронную форму – при условии, что работника можно идентифицировать, а получение подтверждается его электронной подписью.

Поэтому две одинаковые должности в разных цехах могут получать разный набор – и это нормально, если так показала оценка.

Реестр обученных лиц (ЕИСОТ)

Единственный из списка, который ведёт не компания. Сведения об обучении по охране труда вносит обучающая организация в информационную систему Минтруда, и именно по этой записи инспектор проверяет, было ли обучение на самом деле.

Что изменилось с 1 сентября 2026 года:

• раздел переименован – теперь это «реестр обученных лиц»;
• регистрационный номер можно указать прямо в протоколе проверки знаний либо приложить выписку из реестра;
• протокол на бумажном носителе работодатель выдаёт по запросу работника;
• обучение по программе В теперь проходят не реже одного раза в три года вместо ежегодного;
• в программу Б добавлены сведения о результатах СОУТ и оценки профрисков.

Проверить работника можно самому: по фамилии и СНИЛС в реестре видно, есть ли запись. Если обучение прошло, а записи нет – документа об обучении, по сути, тоже нет.

Списки работников на медицинские осмотры

По приказу Минздрава № 29н работодатель составляет два документа: перечень вредных факторов и работ по результатам СОУТ и поимённый список работников, которым медосмотр положен.

Сами осмотры проводит медицинская организация – это не наша зона. А вот списки, на основании которых она работает, относятся к документам по охране труда, и их отсутствие инспектор считает нарушением наравне с отсутствующей инструкцией.

Как часто всё это пересматривать

• Перечень инструкций. Утверждает работодатель приказом. Пересматривать при изменении норм, оборудования или условий труда, в остальном – по периодичности, которую компания задала сама.
• Перечень освобождённых от инструктажа. Утверждает работодатель приказом. Пересматривать при изменении штатного расписания, а сейчас – под редакцию 2026 года.
• Перечень работ повышенной опасности. Утверждает работодатель приказом. Пересматривать при появлении новых видов работ.
• Нормы выдачи СИЗ. Утверждает работодатель приказом. Пересматривать после СОУТ и оценки профрисков, а также при изменении единых типовых норм.
• Реестр обученных лиц. Ведёт обучающая организация. Обновляется при каждом обучении.
• Списки на медосмотр. Составляет работодатель. Обновлять ежегодно и при изменении состава работников.

С чего начать, если перечней нет

Порядок, который экономит время. Он же годится, когда перечни есть, но им несколько лет и никто не помнит, что там.

Самая частая ошибка на этом шаге – начать с интернета. Скачанный перечень описывает чужую компанию: в нём будут профессии, которых у вас нет, и не будет тех, что есть.

Пять ошибок, которые видно сразу

• Перечень есть, приказа нет. Список без утверждения – это черновик, юридической силы у него ноль.
• В перечне профессии, которых нет в штатном расписании. Верный признак скачанного шаблона, и инспектор читает это именно так.
• Освобождены от инструктажа все офисные. После уточнения 2026 года формулировка узкая: работа должна быть связана исключительно с компьютером и бытовой техникой. Кладовщик с ноутбуком под неё не подходит.
• Нормы выдачи СИЗ переписаны из отраслевых норм. С 2025 года они не применяются – нужны свои, выведенные из единых типовых норм.
• Даты пересмотра нет вообще. Формально нарушения может и не быть, но документ без даты невозможно поддерживать: через год никто не вспомнит, актуален он или нет.

Что смотрит инспектор

Проверка перечней почти всегда идёт сверкой. Инспектор берёт штатное расписание и смотрит, для всех ли профессий есть инструкции в перечне, совпадает ли список освобождённых от инструктажа с тем, чем люди заняты на самом деле, есть ли в нормах выдачи СИЗ все должности.

Расхождение между перечнем и штатным расписанием – самое частое замечание. Отвечает за это статья 5.27.1 КоАП: для должностного лица от 2 до 5 тысяч рублей, для организации от 50 до 80 тысяч, при повторном нарушении суммы кратно выше. Что ещё проверяет ГИТ – разбирали отдельно.

Если разбираться со всем этим некогда – приведём перечни в порядок вместе с остальным комплектом: инструкции под ваши профессии, приказы, журналы и списки, которые к ним привязаны. Под ваше штатное расписание, а не шаблон из интернета.