Сроки хранения документов по охране труда

Важность соблюдения сроков обусловлена юридическим подтверждением соблюдения норм и стандартов, служит инструментом для анализа, предотвращения профессиональных рисков и несчастных случаев на рабочем месте.

По закону каждая организация обязана вести и аккуратно хранить профильную документацию, в течение установленного времени. Оно зависит от вида документов, устанавливается, чтобы в случае проверки государственными органами или разбирательства инцидентов, к ним можно было обратиться.

Также систематизация, обновление материалов помогает компаниям поддерживать высокий уровень ответственности, прозрачности в вопросах безопасности труда. Период учета таких документов строго регламентирован, его несоблюдение приводит к административной ответственности для предприятия.

Общие положения

Категории документов по ОТ многообразны:

• акты о несчастных случаях на производстве;
• инструкции по ОТ;
• журналы регистрации инструктажей;
• протоколы проверок условий труда;
• материалы по аттестации рабочих мест.

Каждая категория имеет требования по условиям обеспечения сохранности.

Организация архивирования

Начинается с выбора системы хранения. Есть 2 основных подхода: бумажный и электронный учет. Бумажные архивы требуют физического пространства, условий для сохранности материалов, электронные системы обеспечивают более гибкие возможности поиска, а также доступа к информации.

Порядок обработки и учета начинается с их регистрации и каталогизации. Каждый документ идентифицируется. Далее устанавливаются процедуры для обновления, пополнения архива, для выдачи документа из архива. Электронные системы учета помогают автоматизировать эту работу, сокращают вероятность ошибок, упрощают отслеживание времени учета.

Для сохранности документации необходимо принять ряд мер. В случае бумажных материалов это:

• Поддержание требуемых условий по температуре, влажности, освещению в архиве;
• Применение противопожарных водонепроницаемых шкафов;
• Регулярный осмотр, уход за архивными помещениями;
• Охрана, контроль доступа в архивные помещения.

Порядок уничтожения документов по истечении срока хранения

Первым шагом в вопросе утилизации материалов является определение тех из них, время учета которых истекло. Список документации, подлежащей уничтожению, создается на основе утвержденного графика документооборота. После идентификации необходимо провести тщательную инвентаризацию и проверку, исключить юридические препятствий для уничтожения документации.

Процедура уничтожения включает подготовку соответствующей документации, которая подтверждает факт уничтожения, а также обеспечивает юридическую защиту организации. К такой документации относится акт об уничтожении, он содержать точный список уничтожаемых материалов, дату, а также метод уничтожения.

Ответственность за уничтожение документации лежит на специально назначенном лице или комиссии, которая включает представителей различных подразделений компании. Эта комиссия отвечает за соблюдение всех процедур, а также времени учета. После уничтожения материалов комиссия обязана предоставить отчет руководству организации, подтверждающий законность, полноту проведенных действий.

Изменения в законодательстве

Адаптация внутренних процедур к новым требованиям – задача, стоящая перед каждым предприятием. Ревизия внутренних материалов и процедур – первый шаг к обеспечению соответствия.

Планирование перехода на электронные системы учета – это следование общему тренду цифровизации, ответ на изменения в законодательстве. Электронные архивы оптимизируют поиск, доступ к документации, значительно упрощают процедуру контроля. Для многих компаний это помогает сократить физическое пространство, необходимое для архивов, снизить затраты на их обслуживание. Внедрение таких систем требует тщательного планирования, инвестиций, однако оно обещает значительные выгоды, улучшение управления корпоративной информацией.